みなさんこんにち🐻‍❄️
ジョブコミットでございます💚

🙍💭「志望企業からメールが来たけど、どうやって返信すればいいんだろう…」

🙍‍♂️💭「ビジネスメールの定型文ってあるのかなぁ…」

就活を始めると必ず直面するこの疑問。
学生のうちはビジネスメールを送る機会がほとんどないため、メールの書き方がわからないのは仕方ありません。

しかし、企業は就活生に「正しいメールマナー」を求めています。
そこで今回の記事では、就活メールの返信の仕方を紹介いたします！
ぜひ活用してください🌟

■就活メールの基本マナー
①見たらすぐ、できるだけ早く返信する
メールの返信は早ければ早いほど好印象です。
なぜなら返信の早さは意思決定の早さを反映しており、意思決定の早い人は仕事ができると捉えられているからです。

就活生のうちから、もらったメールにはすぐ返信する癖をつけましょう。
よく使う定型的なフレーズはユーザー辞書に登録しておいても良いかもしれません。

★時間には注意！
返信が早いほど良いとはいえ、返信をする時間帯には注意をしてください。
人によっては仕事用のメールがプライベートの携帯電話にも通知されるように設定しています。その場合、深夜や早朝の通知は悪い印象を与えかねます。

具体的には、

・始業開始直後で忙しい朝(10:00くらいまで)
・お昼休憩に当たる時間(12:00〜14:00)
・帰り際の慌ただしい時間(18:00以降)
・勤務のない土日祝日

といったプライベートが入り混じる時間帯は避けたほうが無難と言えるでしょう。

②件名は簡潔に
件名は短く、かつ分かりやすいフレーズにまとめるのが理想的です。

社会人のメールアプリには大量のメールが様々な人から送られてきます。
そのため中には全てを開いてまで確認せず、件名だけを見て重要なメールかそうでないかを判断している人もいるようです。

就活生の行うメールの場合、そのほとんどが選考に関わる大事な連絡ですから、件名から重要性を訴えかけることが重要です。
件名を一目見て、内容全体が予想できるようなものにするのがベストと言えるでしょう。

③文章は結論から簡潔に書く
これはESや志望動機を書く際と同じ注意点です。
文章全体を助長なものにすると、受け取った側は「長いなぁ」と感じてしまい良い印象を抱きません。

まずは結論、次に詳細というように文章の構成にも気を配りましょう。

■返信メールの構成
〇返信のとき件名は変えない
まずは件名です。
先述の通りメールの件名は簡潔にまとめますが、返信の場合は相手の件名に合わせて手を加えないのが基本です。

これは、多くのメールアプリが同じ件名でメールを分類しており、件名を変えないことでメールの前後の繋がりが分かりやすくなるためです。
返信の際は件名をそのままにしておきましょう。

〇宛名
宛名はメールのはじめに記載します。
記載の順序は「株式会社〇〇人事部部長 △△様」のように、

「正式な社名(株式会社を付ける)」→「部署名」→「役職」→「個人名」

とするのが無難です。もし個人名がわからない場合は「人事部 御中」や「新卒採用ご担当者様」などとしても問題ありません。

〇挨拶
本文の頭に当たります。凝った挨拶をする必要はなく、自然な流れで自己紹介につなげるのが目的です。

「お世話になっております。〇〇大学の◇◇と申します。」

など、一言で簡潔に挨拶文を記しましょう。

〇連絡内容
メール返信のメイントピックです。先述の通り、長文を書くのではなく結論から簡潔に要件を伝えましょう。

〇締めの挨拶
連絡内容を伝えておしまい、では好ましくありません。メールの最後には必ず締めの挨拶が必要です。
こちらも冒頭の挨拶と同様、凝ったものにする必要はありません。「何卒よろしくお願いいたします。」と結ぶのが無難でしょう。

〇署名
最後に自身の所属と名前、その他情報の記入を忘れずに署名しましょう。こちらも順序としては「〇〇大学経済学部経済学科 経済太郎　　080-1234-5678　　abcdefgh@gmail.com」のように、

「所属」→「名前」→「電話番号」→「メールアドレス」

がとするのが無難です。
また本文との境を分かりやすくするために、点線などを用いて署名だけ区切ると良いでしょう。

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学生のうちはあまりメールを書く機会もなく、メールマナーには気を使わないことも多いでしょう。
だからこそしっかりと対策をし、好印象につなげることが重要です！

ただ、上手く進められない方も多いはず……。
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